Digitalisierung der KSVH

Überall und von allen Seiten wird derzeit auf die Wichtigkeit der Digitalisierung der Vereine hingewiesen, von der Politik, den Bundesverbänden, den Landesverbänden, und von Vereins-Beratern.
Auch wir haben uns diesem Thema angenommen, verschiedene Veranstaltungen besucht und sind zu dem Schluss gekommen, dass eine Digitalisierung viele Vorteile hat.

Digitalisierung bei der KSVH, warum?

• Unser Verein wächst, und damit auch die Aufgaben der ehrenamtlichen Helferinnen und Helfer.
• Die Rahmenbedingungen sind dabei durch die Einschränkungen der weltweiten Pandemie schlecht.
• Die Kommunikationsmöglichkeiten werden reduziert und damit auch der Informationsaustausch.
• Größere Zusammenkünfte sind derzeit nahezu unmöglich.
• Die räumliche Trennung der ehrenamtlichen Helferinnen und Helfer erschwert das Zusammenarbeiten
• Es gibt zu komplizierte Verfahrensabläufe.
• Die Arbeit in der Verwaltung wächst uns über den Kopf.

Um diesem Trend entgegenzuwirken, setzen wir auf eine stärkere Digitalisierung des Vereins.

Welche Ziele verfolgen wir dabei?

• Intensivere Kommunikation insgesamt
• größere Transparenz von Informationen
• effektivere Verwaltung
• Vereinfachung von einzelnen Verfahren (z.B. Aufnahme eines Mitgliedes)
• bessere Zusammenarbeit bei Projekten
• Möglichkeit der digitalen Abstimmung
• Möglichkeit der digitalen Mitgliederversammlung
• Reduzierung des Papieraufkommens
• geeigneter Datenschutz

Welche Voraussetzungen müssen geschaffen werden, um eine Digitalisierung entsprechend unseren Zielen zu erreichen?

1. Die Mitglieder müssen die Notwendigkeit einsehen, und Bereitschaft zeigen.
2. Die Satzung muss geändert werden.
   1. Die Schriftform Erfordernis muss durch die Textform ersetzt werden, so dass auch z.B. eine E-Mail, ein Fax oder sonstige Nachrichten zu Willenserklärungen gegenüber dem Verein rechtsverbindlich genutzt werden können.
   2. Die Möglichkeit einer digitalen Mitgliederversammlung muss geschaffen werden.
      Momentan ist das nur per Notverordnung bis zum 31.12.2021 möglich.
3. Es muss ein System (Software) implementiert werden, dass eine geschlossene digitale Gruppe darstellen kann, an der jeder nur per Einladung teilnehmen kann und sich dafür legitimieren muss (z.B. mit Organisationsname und Passwort).
   1. Eine digitale Mitgliederversammlung kann nur stattfinden, wenn sichergestellt ist, dass deren Teilnehmer tatsächlich Mitglieder des Vereines sind.
   2. Eine digitale Abstimmung kann nur erfolgen, wenn sichergestellt ist, dass die Teilnehmer tatsächlich auch nur Mitglieder sind.
4. Die Software soll anwenderfreundlich sein und leicht erlernbar sein.
5. Es müssen Mitglieder gefunden werden, die die entsprechenden Fertigkeiten besitzen und die Software administrieren können.
6. Die Software soll preiswert sein.

Die Lösung war für uns eine Microsoft 365 Organisation aufzubauen. Sie besteht, vereinfachend dargestellt, aus

• den bekannten Office-Programmen wie „Word“, „Outlook“ oder „Excel“ uvm.
• den Online-Dienst „Sharepoint“, zum gemeinsamen Zugriff auf Daten und Dateien, inklusiver umfangreicher Rechtevergabe,
• den online Dienst „OneDrive“, als persönlichen Cloudspeicher für jedes Mitglied,
• und der Verwaltungsebene „Teams“, die auch hervorragend für online Vorstandssitzungen, online Abstimmungen und online Versammlungen geeignet ist.

Die Software aus dem Hause Microsoft (MS) ist am weitesten verbreitet und bekannt. Durch die Inanspruchnahme einer sogenannten „Non Profit Lizenz“ entstehen uns nur sehr geringe Kosten. MS hat sich verpflichtet, alle Daten die in Deutschland erfasst werden auch in Deutschland zu lassen und sie damit dem deutschen Datenschutz zu unterwerfen.

/Paul Bundschuh